home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search

---

/ Tech Arsenal 1 / Tech Arsenal (Arsenal Computer).ISO / tek-09 / bbmail40.zip / MAILHELP.DBF (.txt)

< prev

next >

Wrap

dBase/FoxBase/XBase Database File  |  1992-01-31  |  37KB  |  421 rows

---

#	TEXT,C,78	START,C,8	STOP,L
1	'A' will put you in the ADD RECORD	EDIT	FALSE
2	mode, although instead of blank data,		FALSE
3	adding here will repeat data from the		FALSE
4	record currently marked with the arrow.		FALSE
5			FALSE
6	'D' will prompt you to either DELETE		FALSE
7	the currently marked record, OR, if		FALSE
8	already marked for deletion, you will		FALSE
9	be asked if you want to UN-DELETE this		FALSE
10	record. Deletes are marked with an '*'		FALSE
11			FALSE
12	Remember, This only "marks" the record		FALSE
13	Remove permanently using Maintenance.		FALSE
14	'E' to EDIT the current record.		TRUE
15			FALSE
16	If you searched for your record using		FALSE
17	GENERAL Search (one of the fields		FALSE
18	other than LAST NAME or RECORD #),		FALSE
19	you can 'Continue' to seek more		FALSE
20	matching records by entering 'C'.		FALSE
21			FALSE
22	ALSO, if you precede your search data		FALSE
23	with a ? (eg. ?444), you can find a		FALSE
24	record with '444' anywhere in that		FALSE
25	field, not just at the beginning.		FALSE
26	(ONLY for character type fields)		FALSE
27	'L' will print a 'QuickLabel' for you		TRUE
28	using a simple label format.  You will		FALSE
29	define horizontal/vertical positions,		FALSE
30	and rows to skip afterwards allowing		FALSE
31	enough rows to 'eject' a postcard (?)		FALSE
32			FALSE
33	'P'eek is a screen allowing you to		FALSE
34	review record data, and access F6		FALSE
35	memo capability at the same time.		FALSE
36			FALSE
37	'O' will call the Flexi-SORT prompt		TRUE
38	which will allow you to define the		FALSE
39	order of the records in this Browse		FALSE
40	list.		FALSE
41			FALSE
42	'S' will call Flexi-SELECT which will		FALSE
43	allow you to define which records you		FALSE
44	see in this Browse list.		FALSE
45	NOTE: Flexi-Select will slow screen		FALSE
46	response time in large files.		FALSE
47	'R' will produce the Search/Replace		TRUE
48	prompt from which you can REPLACE		FALSE
49	data in any field, - FOR ALL RECORDS		FALSE
50	CURRENTLY SELECTED!!!  Make sure that		FALSE
51	you have used Flexi-Select FIRST if		FALSE
52	you do not want to change the ENTIRE		FALSE
53	FILE!!! (entire file is default)		FALSE
54			FALSE
55	'T' will print a single letter on		FALSE
56	SOME B&B Systems.		FALSE
57	'F4' provides PHONE call		TRUE
58	capability.  It access a MODEM		FALSE
59	attached to the COM port.  Modem		FALSE
60	will dial number of the currently		FALSE
61	selected record.  You pick up phone		FALSE
62	attached to outlet of modem and talk.		FALSE
63			FALSE
64	'F6' produces word processing screen		FALSE
65	where you add 'extra notes' for a		FALSE
66	record.  maximum lines=50 but can be		FALSE
67	changed in Options (Maint. Menu)		FALSE
68	(AVAILABLE ON SOME B&B SYSTEMS)		TRUE
69			FALSE
70	'F7' provides a quick way to edit		FALSE
71	data in ACTION1 and DATE1, while		FALSE
72	moving current data to ACTION2, etc.		FALSE
73			FALSE
74	'F8' will ADD a record to the		FALSE
75	Scheduling System, containing DATE1,		FALSE
76	and ACTION1, First/Last Names in		FALSE
77	the comments field.		FALSE
78	Enter "A" and you will see a list of	FIELD	FALSE
79	data fields. Use arrow keys to hi-lit		FALSE
80	the desired field, <Enter> to select.		FALSE
81			FALSE
82	Use "E" to edit the line currently		FALSE
83	highlighted.  But be careful, it is		FALSE
84	recommended to delete/add instead.		FALSE
85	But in Flexi-Select, you can add extra		FALSE
86	parentheses for more precise Boolean		FALSE
87	record selection. For example:		FALSE
88	zip=55.or.zip=44.and.name=SMITH		FALSE
89	--DOES NOT SELECT THE SAME RECORDS AS--		FALSE
90	(zip=55.or.zip=44).and.name=SMITH		FALSE
91	(Below is for FLEXI-SELECT Only):		TRUE
92	OPERATOR - Choose Equal, Not Equal,		FALSE
93	Less Than, etc. as your "test".		FALSE
94			FALSE
95	VALUE - Enter a value to test for.		FALSE
96	like, Last Name(LN)='Smith',		FALSE
97	or Zip Code(Z)='11100'.		FALSE
98			FALSE
99	CONNECTOR - Choose Quit, or add		FALSE
100	more conditions (AND/OR), like:		FALSE
101	Last Name=?? AND Zip code=??		FALSE
102			FALSE
103	'PgUp/Dn' will display each of 10	LABEL	FALSE
104	possible formats.		FALSE
105			FALSE
106	'A' will get you in the Add mode.		FALSE
107	After selecting the desired line, Enter		FALSE
108	'A' again to display the field names		FALSE
109	and allow you to select fields to add		FALSE
110	to that label line.		FALSE
111			FALSE
112	'E'dit to change the set-up values		FALSE
113	(multiple boxes) or make changes		FALSE
114	directly to the label layout.		FALSE
115	EDIT continued		TRUE
116	(When adding text, make sure it has		FALSE
117	single quotes and '+' separates fields/		FALSE
118	text) If unsure, use 'A' to add fields.		FALSE
119			FALSE
120	To insert blanks, put the SPACE(#)		FALSE
121	command into the line. For commas,		FALSE
122	insert in quotes.  (eg. c+',' will		FALSE
123	print, the city and a comma).		FALSE
124			FALSE
125	'C' will COUNT labels to be printed.		FALSE
126	'ENTER' or 'RETURN' will run the		TRUE
127	displayed label.		FALSE
128			FALSE
129	NOTE: in addition to fields, and		FALSE
130	text, you CAN insert Printer Control		FALSE
131	Commands in either blank lines, or		FALSE
132	at the start of lines with data.		FALSE
133	See your printer manual for the		FALSE
134	DECIMAL CODES to control certain		FALSE
135	functions.  Enter CHR(printer code).		FALSE
136	Use  '+' to connect multiples.		FALSE
137	The DESCRIPTION area is for your use.	SELE	FALSE
138	You can use it to identify the label		FALSE
139	type (3 across - Avery), sort type, or		FALSE
140	any other information that identifies		FALSE
141	the selections on this particular page.		FALSE
142			FALSE
143	You have up to 10 pages that will hold		FALSE
144	a variety of sorts/record selections.		FALSE
145	For example, Page #2 may have the same		FALSE
146	sort,etc. as Page #1, but you may have		FALSE
147	defined Page #2 output to the screen,		FALSE
148	instead of the printer.  Or, just edit		FALSE
149	Page #1 each time and change output.		FALSE
150	FLEXI-SORT allows sorting on any fields		TRUE
151			FALSE
152	To change, add, or verify a sort, 'E'=		FALSE
153	Edit option boxes and Enter 'Y' in the		FALSE
154	sort box to see all previously defined		FALSE
155	sorts. Then you can Add/Delete or		FALSE
156	select a different sort.  Sample sort:		FALSE
157	LAST NAME within ZIP CODE within STATE.		FALSE
158			FALSE
159	N will use the default sort, LAST NAME.		FALSE
160	Entering a # (1-20) will execute that		FALSE
161	sort #.  Definitions saved in ?SORT.MEM		FALSE
162	SELECT records		TRUE
163	FLEXI-SELECT allows you to 'pick'		FALSE
164	certain records from the data file.		FALSE
165			FALSE
166	Entering Y will present you with a		FALSE
167	list of previously defined Selections		FALSE
168	that you can choose from.		FALSE
169			FALSE
170	N will use the default (entire file).		FALSE
171			FALSE
172	Again, like Flexi-sort, entering a #		FALSE
173	will automatically run a pre-defined		FALSE
174	Selection. Saved in ?SELE.MEM file		FALSE
175	Nth SAMPLING  (Labels only)		TRUE
176	If you wish to select & print every		FALSE
177	10th record, enter 10 to skip 9.		FALSE
178			FALSE
179	START AT BEGINNING OF FILE?		FALSE
180	You may not want to start at the		FALSE
181	beginning of the file. For example,		FALSE
182	Your printer may have run out of paper		FALSE
183	half way through the file.  You can		FALSE
184	skip a specific # of records, OR go		FALSE
185	to a specific last name.		FALSE
186	Leave Blank to start at the top.		FALSE
187	OUTPUT?		TRUE
188	Entering P will send the output to a		FALSE
189	PRINTER.  Entering S will send output		FALSE
190	to the SCREEN (maybe you want to see		FALSE
191	the results on the screen first).		FALSE
192	Entering F will send output to a DISK		FALSE
193	FILE (maybe you will want to print the		FALSE
194	results from DOS, or use another piece		FALSE
195	of software to print the results).		FALSE
196	FORMAT		TRUE
197	Enter 'N' to allow you to run dBaseIII		FALSE
198	type files from DOS (.FRM files for		FALSE
199	reports/.LBL for labels). If you have		FALSE
200	dBase, you can write your own reports/		FALSE
201	or label formats.		FALSE
202			FALSE
203	Enter 'Y' to use Flexi-LABELS/		FALSE
204	REPORTS, or to Add/Delete or select		FALSE
205	a different one.		FALSE
206	Enter a specific # to automatically		FALSE
207	run one of the previously defined		FALSE
208	Flexi-Labels or Reports.		FALSE
209	When importing ASCII/Lotus files into	EXPORT	FALSE
210	the main data file, each record should		FALSE
211	be on a separate line, with fields in		FALSE
212	the proper order (ie. Check Appendix		FALSE
213	for the main data file structure.  If		FALSE
214	the first field is LAST NAME, the		FALSE
215	import file should have LAST NAME		FALSE
216	first).  An easy way to check is to		FALSE
217	export a sample file first and compare		FALSE
218	it to the structure of the file you		FALSE
219	are planning import.		FALSE
220	Importing DBaseIII files do not		TRUE
221	require any particular order because		FALSE
222	the field name is used.  Thus, if you		FALSE
223	import a .DBF file which has a field		FALSE
224	name of WIDGET, and the WIDGET field		FALSE
225	is not contained in the main data file,		FALSE
226	all WIDGET values are ignored and not		FALSE
227	accepted in the main data file.		FALSE
228	You now need printer control codes in decimal form. Get your printer manual.	INIT	FALSE
229	Look (often in the back) for the list of codes that control various		FALSE
230	functions for your printer.  SOME B&B SYSTEMS will only prompt for one or		FALSE
231	two of these codes.		FALSE
232			FALSE
233	EXAMPLE: To reset an EPSON MX-80 Printer, it needs:CHR(27) + CHR(64).		FALSE
234			FALSE
235	------------- SAMPLE CODES FOR EPSON & COMPATIBLE PRINTERS ----------------		FALSE
236	CONDENSED Print                              = 15		FALSE
237	NORMAL PRINT / RESET printer                 = 27,64		FALSE
238	(NEAR) LETTER QUALITY (or emphasized print)  = 27,69		FALSE
239	8 LINES/inch                                 = 27,48		FALSE
240			FALSE
241			FALSE
242	------------ SAMPLE CODES FOR HEWLETT PACKARD LaserJET+ --------------------		FALSE
243	CONDENSED Print         = 27,40,115,49,54,46,54,72		FALSE
244	12 Pitch                = 27,40,115,49,50,72		FALSE
245	NORMAL(10 Pitch)/RESET  = 27,69		FALSE
246	Use Upper feed tray     = 27,38,108,49,72		FALSE
247	Use Lower feed tray     = 27,38,108,52,72		FALSE
248			FALSE
249			FALSE
250	Three Points to keep in mind when installing your system.		TRUE
251			FALSE
252	ONE.  You can use any codes you want.  If your printer supports several		FALSE
253	LETTER QUALITY font styles, you can select anyone you want.  If you want		FALSE
254	to define the NEAR LETTER QUALITY to a Prestige typestyle, or a Courier		FALSE
255	typestyle, go ahead.		FALSE
256			FALSE
257	TWO.  Since a new config.mem file is automatically prepared every time		FALSE
258	you run your system without a file called config.mem on the same directory,		FALSE
259	you can have two versions of a config.mem file for EACH of your printers.		FALSE
260	For example, you have installed the proper codes for an EPSON printer,		FALSE
261	and now wish to also use a Laserjet as your main printer, RENAME your		FALSE
262	config.mem file to CONFIGA.MEM after installation.  Re-running your system		FALSE
263	will prepare another CONFIG.MEM file.  Each time you run your system, you		FALSE
264	will be prompted to select loading printer control codes from config.mem		FALSE
265	(Main), or configa.mem (Alternate) files.  If you switch Main/Alternate		FALSE
266	printers at a later date, just switch file names.		FALSE
267			FALSE
268	THREE.  To Re-Install (start over), just "ERASE CONFIG.MEM"		FALSE
269	SEARCH/REPLACE - A POWERFUL FEATURE.  MAKE SURE YOU HAVE BACKUPs	SEARCH	FALSE
270			FALSE
271	ENTER NEW DATA INTO THE LINES BELOW.  REMEMBER, ALL EXISTING DATA WILL BE		FALSE
272	REPLACED BY ANY NEW DATA YOU ENTER HERE.  ANY LINE LEFT BLANK WILL LEAVE		FALSE
273	EXISTING DATA UNCHANGED.  YOU ARE URGED TO RE-VERIFY THAT YOU HAVE ALREADY		FALSE
274	SELECTED THE CORRECT RECORDS - REVIEW REPORT or LISTING FIRST!		FALSE
275			FALSE
276	(All blank=Quit)		FALSE
277	(To force a field to BLANK or 0, FILL the field with 1's)		FALSE
278	(To force the proper Case (Initial Caps) in character fields, enter:PROPER)		FALSE
279	This SHAREWARE was distributed with a Record limitation.	DEMO	FALSE
280			FALSE
281	It was distributed for use by anyone, but in order to support further		FALSE
282	enhancements, it was necessary for some incentive to be built into this		FALSE
283	system to encourage registration.  Your data IS NOT LOST, it is saved in		FALSE
284	.dbf files.  By registering, you will receive a new .EXE file without		FALSE
285	limitations.  You are a valued user of our products.  Registration and		FALSE
286	any concerns you may have, can be directed to:		FALSE
287			FALSE
288	B&B SYSTEMS		FALSE
289	627 Madison		FALSE
290	PO BOX 171		FALSE
291	Waukesha, Wisconsin 53187		FALSE
292	1-414-544-5988		FALSE
293	Register/Order Electronically thru Bulletin Board: 1-414-548-9034		FALSE
294	Several things to remember about your .LTR files:	LTRFILES	FALSE
295			FALSE
296	1. The files BEGIN.LTR, END.LTR should contain your salutation and closing		FALSE
297	statments (Including Dear... Sincerely... signee... etc.)		FALSE
298	2. Any VARIABLE data from your data files can be printed by enclosing the		FALSE
299	fields names with "curly brackets".  For example, to print the customer's		FALSE
300	first name in the body of the letter, enter {fn}.  For listings of field		FALSE
301	names, see the Appendix in the Documentation.		FALSE
302	Other field names you can use:{today}-prints month name, or {date()}		FALSE
303	3. Use "square brackets" to START and STOP any special printer codes.  For		FALSE
304	example, you can use [ to define when you want to START BOLD printing,		FALSE
305	and then use ] to indicate when to send the commands to your printer to		FALSE
306	RETURN to normal printing (the brackets won't print).		FALSE
307	TOP MARGIN will define the amount of space skipped at the top of letterhead	LTRSETUP	FALSE
308			FALSE
309	LEFT MARGIN defines the number of spaces skipped from the left edge		FALSE
310	(Note: this allows you to set up your .LTR files without margins)		FALSE
311			FALSE
312	If you elect to send TRAY control codes (for 2 TRAY PRINTERS or 2 printers		FALSE
313	if they are software selectable), the printer code you entered during		FALSE
314	Installation (for tray 2) will be sent after printing page 1, the remaining		FALSE
315	pages for that letter are then printed on plain bond (from tray #2 or		FALSE
316	printer #2).  Tray code #1 will then be sent before printing the next ltr.		FALSE
317	If data was entered in the BELLRINGER code, such as "add catalog #10", you		TRUE
318	can elect to have the printer pause after that letter (for inserting the		FALSE
319	catalog.		FALSE
320			FALSE
321	If you elect to use a FORM letter, enter Y, and you will be prompted for the		FALSE
322	file name.  That file, ?.LTR, will be printed on each letter, regardless		FALSE
323	of any product interest code on the Sales Lead record.		FALSE
324	NOTE: Use "E" to enter the EDIT mode and change the Vertical Line spacing	LBLLINE	FALSE
325	because B&B has automatically detected a change in the number of lines.		FALSE
326			FALSE
327	If you had a 3-line label, with 3-lines of spacing between labels, and		FALSE
328	you add a line to make a 4-line label, you should NOW only skip 2 lines		FALSE
329	between labels.		FALSE
330	The next two FONT DEFINITIONS are ONLY important if you have a printer	PRININT	FALSE
331	with two paper input trays, or if you have two printers connected		FALSE
332	simultaneously and can "software select" which one prints.  This allows		FALSE
333	you to load LETTERHEAD in one tray/printer, and PLAIN BOND in the other		FALSE
334	tray/printer for pages 2, 3, etc.  If you do not have this capability,		FALSE
335	just <ENTER> to bypass the codes. Prior to printing letters, you will		FALSE
336	be given the option to send these codes to your printer.		FALSE
337			FALSE
338	You will be asked to assign a font command to the Left and Right Brackets.	PRIN2	FALSE
339	For example, let's say you enter your printer's font command to TURN BOLD		FALSE
340	ON for the left bracket, and TURN BOLD OFF for the right bracket.  The		FALSE
341	effect is that you can change fonts "on the fly" in your letters.  Then,		FALSE
342	when you use your word processor to create your letters, if you enclose		FALSE
343	your company name in brackets in your letter, ie. [ABC Company], your B&B		FALSE
344	system will detect the LEFT bracket ([), and send the related Printer		FALSE
345	Control Command, TURN BOLD ON.  Your company name will then print in BOLD.		FALSE
346	When the RIGHT bracket is encountered, the font command will be sent to		FALSE
347	TURN BOLD OFF.		FALSE
348			FALSE
349	So, select a command for your printer that you may find useful in your		FALSE
350	letters, for example, Underline, Double Strike, etc.		FALSE
351			FALSE
352	You can change these values later, by erasing the CONFIG.MEM file and		FALSE
353	re-installing, or go to the Maintenance Menu in your system.		FALSE
354	SOME Sales Lead records have SALES/REP codes that were not found in the	REPFILE	FALSE
355	REP.DBF file.  When this occurs, a file called REP.TXT is created		FALSE
356	indicating which Sales Lead Records have incorrect data.		FALSE
357			FALSE
358	PLEASE REVIEW this file and correct the Sales Lead records.		FALSE
359	SOME Sales Lead records have DISTRIBUTOR codes that were not found in the	DISTFILE	FALSE
360	DISTRIBU.DBF file.  When this occurs, a file called DISTRIBU.TXT is		FALSE
361	created indicating which Sales Lead Records have incorrect data.		FALSE
362			FALSE
363	PLEASE REVIEW this file and correct the Sales Lead records.		FALSE
364	When you are Browsing through records, you will be able to add TEXT for	XUSEF	FALSE
365	each record.  This TEXT can be saved on your drive in two different ways		FALSE
366			FALSE
367	1) You can store your TEXT in separate files for each record.  This		FALSE
368	method uses your record data to assign the name for the file.  For		FALSE
369	example, if you use the default of using the 1st four characters of		FALSE
370	the LAST NAME, coupled with the 1st four characters of the FIRST NAME,		FALSE
371	the record JOHN SMITH will have TEXT stored in the file:SMITJOHN.NOT		FALSE
372	The advantage to this method is it's simplicity, reliability, and ability		FALSE
373	to access these separate files in DOS (outside of B&B Systems).		FALSE
374	A disadvantage is not being able to run a report which lists all notes.		FALSE
375			FALSE
376	2) You can select dBaseIII's proprietary method of storing these notes in		FALSE
377	one file (.DBT).  If you wish this option, enter spaces (blank).		FALSE
378	The disadvantage here is, corrupt this one file, and your notes are lost.		FALSE
379	In order to use separate files (1), you need to select a data field in		TRUE
380	your record that will be a unique identifier for a record.  Using the		FALSE
381	1st four characters of the Last Name and 1st four characters of the First		FALSE
382	Name (default) is a good choice assuming you won't have a lot of		FALSE
383	John Smiths (or won't be adding TEXT for every John Smith).  If you are		FALSE
384	using a field containing a unique customer number, that is a good choice.		FALSE
385			FALSE
386	Just remember, the field you select should NOT contain data THAT WILL		FALSE
387	1)BE DUPLICATED ELSEWHERE, 2)BE CHANGED OFTEN, 3)OR BE COMPLETELY BLANK.		FALSE
388			FALSE
389	EXAMPLES:    To use Company name, enter "CN"		FALSE
390	To use last 8 digits of Home phone, enter "SUBS(hp,4,8)"		FALSE
391	To use First and Last Names, enter "SUBS(ln,1,4)+SUBS(fn,1,4)"		FALSE
392	To use dBase's proprietary .DBT file, enter blanks		FALSE
393	A, E, D = Add, Edit or Delete TODO records	DAY	FALSE
394	M = View a summary of the entire Month		FALSE
395	P = Print a copy of the daily schedule		FALSE
396	S = Shifts all daily TODO's ? days ahead or back WITHOUT conflict check		FALSE
397	L = Look up any data in COMMENT field (looks forward)		FALSE
398	C = Look up any CODE (looks forward)		FALSE
399	R = Listing of TODO records Ranked in Code sequence		FALSE
400	F = Copy COMMENTS into a future record (? days ahead) for Follow-up		FALSE
401	ALT-01 = Takes you to 1st of month.  ALT-20 takes you to 20th.		FALSE
402	Home/End = In Daily screen - Go to Beginning or ending day of month		FALSE
403	In Monthly screen - Go back or forward 1 year		FALSE
404	PgUp/Dn  = In Daily screen - Skips 1 day		FALSE
405	In Monthly screen - Skips 1 month		FALSE
406	DATE is the date of the TODO		TRUE
407	EXTRA_DAYS is the number of extra days to ADD to this TODO		FALSE
408	(1 week mtg = 6 extra days)		FALSE
409	TIME is hundreds (eg. noon=1200, 1:00pm=100, 9:00a=900)		FALSE
410	AM_OR_PM is an A or P  (noon=P)		FALSE
411	HALFHOURS is the length of the TODO's in halfs (two hour meeting=4)		FALSE
412	CODE can be any code indicating:C=Complete, D=Delegated, etc.		FALSE
413			FALSE
414	NOTES:		FALSE
415	On editing your schedule data:Use slash marks "/" in dates;		FALSE
416	records with no "time" are listed under Unscheduled TODO's.		FALSE
417			FALSE
418	D in Monthly screen deletes all records for month and includes		FALSE
419	an option to print a list of deleted records.  Deleting unwanted		FALSE
420	records in this screen INCREASES SYSTEM SPEED		FALSE